Atualmente, o uso do certificado digital é obrigatório para todas as empresas que precisam emitir nota fiscal (NF-e), de acordo com o Ajuste SINIEF 12/16.
A certificação digital também é exigida pela Receita Federal para todas as empresas inscritas no Lucro Real e Lucro Presumido, uma vez que grande parte das declarações feitas de forma mensal ou anual devem ser feitas por meio do certificado digital.
Outro exemplo da obrigatoriedade do uso do certificado digital é a exigência para empresas inscritas no Simples Nacional que possuem mais de três funcionários.
No Brasil, esse documento eletrônico é emitido por Autoridades Certificadoras credenciadas pela Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira – ICP-Brasil, como a Caixa Econômica Federal, Serasa Experian, Receita Federal e SERPRO.
Sendo assim, a empresa poderá confirmar autenticidade na entrega de documentos e declarações feitas eletronicamente.
Tipos de certificado digital disponíveis
Ao buscar um certificado digital para emissão de nota fiscal eletrônica, você vai notar que existem vários tipos e versões diferentes do documento no mercado.
Em relação à tecnologia utilizada, existem dois tipos principais:
Certificado A1: tem validade de 1 ano e oferece a vantagem de ser um arquivo digital, que pode ser instalado em várias máquinas e acessado de qualquer dispositivo, além ser integrado à NF-e e exigir a senha uma única vez
Certificado A3: possui validade entre 1 e 3 anos e é comercializado na forma de um dispositivo móvel (cartão, token ou pen drive), podendo ser usado em apenas um computador por vez, além de exigir a senha em cada acesso.
Além disso, é importante diferenciar as versões e finalidades dos certificados mais comuns:
e-CPF: versão digital do CPF usada para acessar serviços públicos como o eSOcial, e-CAC (Centro Virtual de Atendimento ao Contribuinte) e Receitanet
e-CNPJ: versão digital do CNPJ usada para acessar os sistemas públicos como e-CAC, Receitanet e emissores de documentos (pode ser usado para emitir NF-e, apesar de não ser específico para esse fim)
NF-e: é destinado especificamente à emissão de notas fiscais eletrônicas, obtenção do GED (Gerenciamento Eletrônico de Documentos), emissão de DANFE (Documento Auxiliar na Nota Fiscal Eletrônica), entre outros serviços fiscais.
Logo, o certificado do tipo NF-e é o ideal para quem precisa emitir os seguintes documentos fiscais:
Nota Fiscal Eletrônica (NF-e)
Nota Fiscal Avulsa Eletrônica (NFA-e)
Nota Fiscal de Consumidor Eletrônica (NFC-e)
Nota Fiscal de Serviço Eletrônica (NFS-e).
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